Dashboard Operativo
Visión general del proceso de posesiones · Senado de la República
Aspirantes activos
Alertas recientes
Distribución por etapa
Próximas posesiones
Aspirantes
Gestión de todos los procesos de posesión
| ID · Aspirante | Cargo · Dependencia | Etapa actual | Progreso doc. | Días hábiles | Estado | Acciones |
|---|
Expediente Digital
Ficha completa del proceso de posesión
Checklist Documental
Gestión de los 19 documentos del trámite de posesión
Seleccione un aspirante para ver sus documentos
Motor de Validaciones
Verificación automática de requisitos normativos
Seleccione un aspirante para ejecutar validaciones
Acto de Posesión
Gestión del acto protocolario y juramento de ley
Seleccione un aspirante para gestionar el acto de posesión
Post-Posesión
Seguimiento de actividades posteriores al acto de posesión
Seleccione un aspirante posesionado para ver su checklist
Centro de Alertas
Notificaciones activas del sistema por nivel de criticidad
Calendario de Posesiones
Fechas programadas, límites y alertas de vencimiento
Registro de Aspirante
Creación de nuevo expediente de posesión
Gestión de Contratos
Seguimiento integral del ciclo contractual · Senado de la República
| ID · Contratista | Objeto del contrato | Tipo · Modalidad | Valor | Etapa actual | Días en etapa | Estado | Acciones |
|---|
Necesidades de Contratación
Solicitudes generadas por dependencias y despachos
SECOP II — Gestión en Plataforma
Publicación, aceptación del contratista y firma institucional
Seleccione un contrato para gestionar en SECOP II
Nueva Necesidad de Contratación
Registro inicial de la necesidad contractual por la dependencia solicitante
Guía de Usuario
Manual de uso del sistema QUANTA IA · Senado de la República
Filtrar guía por rol
Cómo ingresar al sistema
▾ Clic para expandirPaso 1 — Seleccione su perfil
En la pantalla de ingreso, haga clic en el botón que corresponde a su rol institucional: Administrador, Analista, Aspirante o Despacho.
Paso 2 — Ingrese sus credenciales
Digite su usuario institucional (@senado.gov.co) y contraseña asignada por la División de RRHH. Presione Enter o el botón "Ingresar al sistema".
Paso 3 — Selección de expediente (Aspirante)
Si ingresó como Aspirante, aparecerá un selector para identificar cuál es su proceso de posesión activo.
Paso 4 — Acceda a su módulo inicial
Cada rol abre automáticamente el módulo que le corresponde. Use el menú lateral para navegar entre las secciones disponibles.
Módulos disponibles por rol
▾ Clic para expandir| Módulo | Administrador | Analista | Aspirante | Despacho |
|---|---|---|---|---|
| Dashboard | ✓ Completo | ✓ | — | ✓ UTL |
| Aspirantes | ✓ Todos | ✓ Todos | — | ✓ Solo UTL |
| Expediente Digital | ✓ | ✓ | ✓ Solo propio | ✓ Solo UTL |
| Checklist Documental | ✓ Aprobar/rechazar | ✓ Aprobar/rechazar | ✓ Solo cargar | — |
| Motor de Validaciones | ✓ | ✓ | — | — |
| Acto de Posesión | ✓ Registrar juramento | — | — | — |
| Post-Posesión | ✓ Cerrar expediente | — | — | — |
| Gestión Contratos | ✓ | ✓ Revisión | — | ✓ Ver estado |
| SECOP II | ✓ Publicar/firmar | ✓ Ver | — | ✓ Ver |
| Nuevo Aspirante | ✓ | — | — | — |
| Centro de Alertas | ✓ Todas | ✓ Documentales | ✓ Su proceso | ✓ Su despacho |
Proceso completo de posesión
▾ Clic para expandirLos 19 documentos del trámite de posesión
▾ Clic para expandir| # | Documento | Aplica a | Vigencia especial |
|---|---|---|---|
| 1 | Oficio de Notificación del Nombramiento | Todos | Expedido por RRHH |
| 2 | Aceptación del cargo | Todos | No puede ser anterior a la notificación |
| 3 | Copia de la cédula de ciudadanía | Todos | Legible por ambas caras |
| 4 | Libreta militar / Situación militar definida | Hombres 18–50 años | Validación automática |
| 5 | Hoja de vida SIGEP actualizada | Todos | Firmada, descargada del portal SIGEP |
| 6 | Soportes académicos y de experiencia | Todos | Según grado del cargo |
| 7 | Declaración juramentada bienes y rentas (SIGEP) | Todos | Fecha posterior a la notificación |
| 8 | Certificado de aptitud médica | Todos | Resultado: APTO para el cargo |
| 9 | Afiliación aportes de ley (salud, pensión, ARL) | Todos | Formularios firmados |
| 10 | Información afiliación sistema pensional | Todos | — |
| 11 | Certificación actualizada EPS | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 12 | Certificación Fondo de Pensiones | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 13 | Declaratoria de regímenes especiales | Según caso | Si aplica régimen especial |
| 14 | Declaración demanda de alimentos | Todos | Formato oficial |
| 15 | Declaración de documentos auténticos | Todos | Formato oficial del Senado |
| 16 | Certificación bancaria cuenta activa | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 17 | Formato de cuenta bancaria diligenciado | Todos | Formato interno Senado |
| 18 | Foto tipo documento 3x4 fondo blanco | Todos | JPG/PNG, no mayor a 6 meses |
| 19 | Autorización tratamiento de datos personales | Todos | Ley 1581 de 2012, firma original |
Proceso de contratación — Ciclo completo
▾ Clic para expandirValidaciones automáticas — Por qué puede bloquearse un proceso
▾ Clic para expandir| Validación | Regla | Qué hacer si falla |
|---|---|---|
| Edad máxima | Menor de 70 años al posesionarse (Ley 909/2004) | El proceso no puede continuar por impedimento legal |
| Situación militar | Hombres 18–50 años deben tener Doc. 4 aprobado | Cargar libreta militar o certificado equivalente |
| Coherencia de fechas | Aceptación no puede ser anterior a la notificación | Verificar las fechas registradas con RRHH |
| Plazo 10 días hábiles | Desde aceptación hasta posesión | Programar posesión de inmediato o iniciar prórroga |
| Vigencia EPS | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación al aspirante |
| Vigencia Pensión | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación al aspirante |
| Vigencia bancaria | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación bancaria |
| Completitud documental | 19 documentos aprobados antes de programar posesión | Revisar checklist y completar documentos faltantes |
Sistema de alertas — Cómo interpretar y actuar
▾ Clic para expandirEjemplos: plazo de posesión menor a 2 días · documento rechazado sin corrección hace más de 3 días · aspirante sin aceptación hace más de 5 días
Ejemplos: certificación próxima a vencer · contrato sin avance en etapa · plazo contractual en riesgo
Ejemplos: documento cargado por el aspirante · post-posesión pendiente de completar
Acceda al Centro de Alertas desde el menú lateral para ver todas las alertas activas del sistema. Puede marcarlas como leídas una vez atendidas.
Preguntas frecuentes
▾ Clic para expandirMarco normativo aplicable
▾ Clic para expandir| Norma | Descripción | Aplica a |
|---|---|---|
| Ley 909/2004 | Régimen del empleo público — plazo de 10 días hábiles para posesión (Art. 40). Límite de edad 70 años. | Posesión |
| Ley 48/1993 | Servicio militar obligatorio — acreditación de situación definida para hombres 18–50 años. | Posesión |
| Ley 594/2000 | Ley General de Archivos — trazabilidad auditada del expediente. | Expediente |
| Ley 1581/2012 | Protección de datos personales — autorización de tratamiento requerida (Doc. 19). | Ambos |
| Ley 80/1993 + 1150/2007 | Estatuto General de Contratación Pública — régimen aplicable a contratos del Senado. | Contratos |
| Decreto 1082/2015 | Decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación — SECOP II como plataforma obligatoria. | Contratos |
| Art. 122 C.P.C. | Constitución Política — ningún servidor público puede ejercer sin prestar juramento. | Posesión |
| Reglamento UTL | Requisitos académicos y de experiencia para Asesores I al VIII de Unidades de Trabajo Legislativo. | UTL |
Manual de Contratación — PC-Ma01 · Versión 004
▾ Clic para expandir| Modalidad | Cuándo aplica | Criterio de evaluación | Plazo estimado |
|---|---|---|---|
| Licitación pública | Cuando el valor supera la menor cuantía de la entidad y no aplica proceso especial | Calidad y precio | ~2 meses. Adendas hasta 3 días antes del cierre. |
| Selección abreviada — Menor cuantía | Valor entre el 10% de la menor cuantía y la menor cuantía. Bien/servicio no uniforme. | Calidad y precio | ~1 mes. Traslado evaluación: 3 días hábiles. |
| Subasta inversa | Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. | Precio (puja dinámica a la baja) | ~1,5 meses. Se requieren mínimo 2 proponentes habilitados. |
| Concurso de méritos | Contratos de consultoría, interventoría, asesoría, gerencia de proyectos, diseños. | Solo calidad técnica (precio no puntúa) | ~1,5 meses. Traslado evaluación: 3 días hábiles. |
| Contratación directa | Urgencia manifiesta, interadministrativos, pluralidad inexistente, servicios profesionales/apoyo, arrendamiento, empréstitos. | Según el caso | Sin término mínimo. Requiere justificación escrita en estudios previos. |
| Mínima cuantía | Cualquier objeto cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía del presupuesto del Senado. | Menor precio | Proceso simplificado. No requiere RUP ni garantías. |
| Proceso | Documentos requeridos | Responsable de elaboración |
|---|---|---|
| Mínima cuantía | Solicitud · Estudio de mercado · Análisis del sector · Estudios previos · Invitación pública | Dependencia solicitante / Dirección General Administrativa |
| Menor cuantía / Licitación / Concurso / Subasta | Solicitud · Estudio de mercado · Análisis del sector · Anexo técnico · Estudios previos · Pliego de condiciones | Dependencia solicitante / Dirección General Administrativa |
| Contratación directa | Solicitud · Oferta · Análisis del sector · Estudios previos | Dirección General Administrativa |
| Órgano | Integrantes | Función principal |
|---|---|---|
| Comité de Adquisiciones | Director General (decide) · Jefe Suministros (secretario) · Jefe Presupuesto | Elaborar, aprobar y modificar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) |
| Junta de Licitaciones | Director General (preside) · Jefe Div. Bienes y Servicios · Jefe Div. Financiera y Presupuesto. Secretario: Jefe División Jurídica (voz, sin voto) | Cuerpo asesor en contratación. Emite conceptos sobre procesos de selección. Vela por los principios de la contratación estatal. Se convoca cuando el ordenador del gasto lo requiera (quórum: mitad + 1). |
| Comité Asesor Evaluador | Asesor jurídico (secretario) · Asesor financiero · Asesor técnico. Designados por el ordenador del gasto para cada proceso. | Evaluar ofertas jurídica, financiera y técnicamente. Emitir informe de evaluación. Recomendar adjudicación o declaratoria de desierta. Responder observaciones al pliego y al informe. |
| Clase de garantía | Descripción |
|---|---|
| Póliza de seguros | Contrato de seguro contenido en una póliza. La más común. Ampara cumplimiento, calidad, salarios, responsabilidad civil, entre otros. |
| Patrimonio autónomo | Fideicomiso irrevocable para contratos de obra, concesión o salud superiores a la menor cuantía y contratos licitados. Obligatorio para anticipos superiores a la menor cuantía. |
| Garantía bancaria | Carta de crédito o aval bancario. Aplica cuando las partes así lo acuerdan o el pliego lo exige. |
| Norma | Descripción |
|---|---|
| Ley 80/1993 | Estatuto General de Contratación de la Administración Pública |
| Ley 1150/2007 | Eficiencia y transparencia en la Ley 80. Regula modalidades de selección. |
| Ley 1474/2011 | Estatuto Anticorrupción. Regula interventoría, multas y sanciones contractuales. |
| Decreto 1082/2015 | Decreto Único Reglamentario del sector planeación. SECOP II como plataforma obligatoria. |
| Ley 1882/2018 | Modifica Ley 80. Fortalece principios de subsanabilidad y transparencia. |
| Ley 2069/2020 | Impulso al emprendimiento. Acceso de MIPYMES a compras públicas. Modifica mínima cuantía. |
| Decreto 392/2018 | Regula acceso de personas en condición de discapacidad a procesos de contratación. |
| Ley 5/1992 · Art. 370 | Ley Orgánica del Congreso. Facultad para crear grupos de trabajo de contratación y Junta de Licitaciones. |
Contacto y soporte institucional
▾ Clic para expandirDivisión de Recursos Humanos
Para consultas sobre el proceso de posesión, documentación requerida, plazos y expedientes. Contacto principal para aspirantes.
rrhh@senado.gov.co
Dirección Administrativa
Para aprobación de necesidades de contratación y gestión del proceso contractual institucional.
dadm@senado.gov.co
Oficina Jurídica
Para revisión de minutas contractuales, conceptos jurídicos y modalidades de selección en contratación pública.
juridica@senado.gov.co
División de Sistemas
Para soporte técnico del sistema QUANTA IA, acceso y credenciales, apertura de correo institucional.
sistemas@senado.gov.co