Dashboard Operativo

Visión general del proceso de posesiones · Senado de la República

8 Procesos activos
+2 este mes
3 En riesgo / vencimiento
⚠ Requieren acción
47 Documentos pendientes
En revisión activa
3 Alertas críticas
Atención inmediata
2 Posesiones este mes
Completadas
1 Listo para juramento
Programar acto

Aspirantes activos

Alertas recientes

Distribución por etapa

Próximas posesiones

Aspirantes

Gestión de todos los procesos de posesión

ID · Aspirante Cargo · Dependencia Etapa actual Progreso doc. Días hábiles Estado Acciones

Expediente Digital

Ficha completa del proceso de posesión

Checklist Documental

Gestión de los 19 documentos del trámite de posesión

Seleccione un aspirante para ver sus documentos

Motor de Validaciones

Verificación automática de requisitos normativos

Seleccione un aspirante para ejecutar validaciones

Acto de Posesión

Gestión del acto protocolario y juramento de ley

Seleccione un aspirante para gestionar el acto de posesión

Post-Posesión

Seguimiento de actividades posteriores al acto de posesión

Seleccione un aspirante posesionado para ver su checklist

Centro de Alertas

Notificaciones activas del sistema por nivel de criticidad

Calendario de Posesiones

Fechas programadas, límites y alertas de vencimiento

Registro de Aspirante

Creación de nuevo expediente de posesión

Datos personales

Información del cargo

Fechas del proceso

Gestión de Contratos

Seguimiento integral del ciclo contractual · Senado de la República

ID · Contratista Objeto del contrato Tipo · Modalidad Valor Etapa actual Días en etapa Estado Acciones

Necesidades de Contratación

Solicitudes generadas por dependencias y despachos

SECOP II — Gestión en Plataforma

Publicación, aceptación del contratista y firma institucional

Seleccione un contrato para gestionar en SECOP II

Nueva Necesidad de Contratación

Registro inicial de la necesidad contractual por la dependencia solicitante

Datos del contratista

Objeto y condiciones del contrato

Guía de Usuario

Manual de uso del sistema QUANTA IA · Senado de la República

CO-Ma02 · QUANTA IA v1.2

Filtrar guía por rol

1

Cómo ingresar al sistema

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Paso 1 — Seleccione su perfil

En la pantalla de ingreso, haga clic en el botón que corresponde a su rol institucional: Administrador, Analista, Aspirante o Despacho.

Paso 2 — Ingrese sus credenciales

Digite su usuario institucional (@senado.gov.co) y contraseña asignada por la División de RRHH. Presione Enter o el botón "Ingresar al sistema".

Paso 3 — Selección de expediente (Aspirante)

Si ingresó como Aspirante, aparecerá un selector para identificar cuál es su proceso de posesión activo.

Paso 4 — Acceda a su módulo inicial

Cada rol abre automáticamente el módulo que le corresponde. Use el menú lateral para navegar entre las secciones disponibles.

En caso de olvidar su contraseña, contacte a la División de Recursos Humanos o al área de Sistemas del Senado.
2

Módulos disponibles por rol

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Módulo Administrador Analista Aspirante Despacho
Dashboard✓ Completo✓ UTL
Aspirantes✓ Todos✓ Todos✓ Solo UTL
Expediente Digital✓ Solo propio✓ Solo UTL
Checklist Documental✓ Aprobar/rechazar✓ Aprobar/rechazar✓ Solo cargar
Motor de Validaciones
Acto de Posesión✓ Registrar juramento
Post-Posesión✓ Cerrar expediente
Gestión Contratos✓ Revisión✓ Ver estado
SECOP II✓ Publicar/firmar✓ Ver✓ Ver
Nuevo Aspirante
Centro de Alertas✓ Todas✓ Documentales✓ Su proceso✓ Su despacho
3

Proceso completo de posesión

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Fundamento legal: Art. 40 Ley 909 de 2004. El aspirante debe posesionarse dentro de los 10 días hábiles siguientes a la aceptación del cargo.
1
Postulación y registro Admin RRHH
El Administrador RRHH crea el expediente del aspirante desde "Nuevo Aspirante". Registra los datos personales, tipo de cargo (Planta o UTL), dependencia y las fechas del proceso. El sistema calcula automáticamente la edad y determina si aplica el requisito de situación militar.
2
Notificación y acceso Admin RRHH
Una vez creado el expediente, se registra la fecha de notificación. Desde este momento corren los términos legales. El aspirante recibe acceso al sistema con sus credenciales.
3
Cargue documental Aspirante
El aspirante ingresa al sistema y carga los 19 documentos requeridos en el orden establecido. Para cada documento en estado "Pendiente" o "En corrección", use el botón "Cargar" y adjunte el archivo (PDF, JPG o PNG, máx. 10 MB).
4
Validación documental Analista
El Analista revisa cada documento: legibilidad, orientación correcta, formato completo, fecha posterior a la notificación y vigencia de certificaciones. Use "Aprobar" o "Rechazar" con observación detallada obligatoria.
5
Corrección de documentos Aspirante
Los documentos rechazados aparecen con la observación del Analista. El aspirante corrige y vuelve a cargar. El estado cambia a "En revisión" automáticamente.
6
Documentación completa → Programar posesión Admin RRHH
Cuando los 19 documentos están aprobados, el sistema habilita automáticamente la etapa de posesión. El Administrador agenda la fecha del acto dentro de los 10 días hábiles desde la aceptación.
7
Acto de posesión y juramento Admin RRHH
El día del acto, el aspirante exhibe su cédula o certificado QR de la Registraduría. El Administrador registra el juramento solemne en el módulo "Acto de Posesión". Sin juramento registrado, el sistema no permite avanzar. Art. 122 Constitución Política.
8
Post-posesión Admin RRHH
Tras la posesión, el sistema abre el checklist de 7 ítems: correo institucional, carnetización, inducción general, evaluación de inducción, inducción específica, Curso MIPG e inclusión en caja de compensación. Solo el Administrador puede cerrar el expediente formalmente.
Prórroga: Si no es posible posesionarse en los 10 días hábiles, el sistema activa el flujo de prórroga por escrito hasta por 90 días adicionales (Art. 40 Ley 909/2004).
4

Los 19 documentos del trámite de posesión

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Los documentos deben ser legibles, completos, con orientación correcta de lectura y con fecha posterior a la notificación del nombramiento. No se aceptan fotocopias de fotocopias.
#DocumentoAplica aVigencia especial
1Oficio de Notificación del NombramientoTodosExpedido por RRHH
2Aceptación del cargoTodosNo puede ser anterior a la notificación
3Copia de la cédula de ciudadaníaTodosLegible por ambas caras
4Libreta militar / Situación militar definidaHombres 18–50 añosValidación automática
5Hoja de vida SIGEP actualizadaTodosFirmada, descargada del portal SIGEP
6Soportes académicos y de experienciaTodosSegún grado del cargo
7Declaración juramentada bienes y rentas (SIGEP)TodosFecha posterior a la notificación
8Certificado de aptitud médicaTodosResultado: APTO para el cargo
9Afiliación aportes de ley (salud, pensión, ARL)TodosFormularios firmados
10Información afiliación sistema pensionalTodos
11Certificación actualizada EPSTodos⏱ Máx. 5 días antes de la posesión
12Certificación Fondo de PensionesTodos⏱ Máx. 5 días antes de la posesión
13Declaratoria de regímenes especialesSegún casoSi aplica régimen especial
14Declaración demanda de alimentosTodosFormato oficial
15Declaración de documentos auténticosTodosFormato oficial del Senado
16Certificación bancaria cuenta activaTodos⏱ Máx. 5 días antes de la posesión
17Formato de cuenta bancaria diligenciadoTodosFormato interno Senado
18Foto tipo documento 3x4 fondo blancoTodosJPG/PNG, no mayor a 6 meses
19Autorización tratamiento de datos personalesTodosLey 1581 de 2012, firma original
5

Proceso de contratación — Ciclo completo

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Base legal: Ley 80/1993, Ley 1150/2007, Decreto 1082/2015. Toda contratación debe publicarse en SECOP II (Colombia Compra Eficiente).
1
Registrar nueva necesidad Admin / Dependencia
Vaya a "Nueva Necesidad" en el menú lateral. Complete el formulario con datos del contratista, objeto del contrato, tipo, modalidad de selección, valor, CDP y justificación.
2
Aprobación Dirección Administrativa Director Admin.
El Director Administrativo revisa la necesidad y la aprueba (avanza al proceso jurídico) o la devuelve con observaciones escritas obligatorias.
3
Revisión Jurídica Abogado
La Oficina Jurídica verifica el objeto, la modalidad de selección y la disponibilidad presupuestal (CDP). Puede aprobar sin observaciones, aprobar con observaciones, o devolver.
4
Elaboración del contrato → Enviar al contratista Abogado
El abogado elabora la minuta del contrato y la marca como lista. El sistema la envía al contratista para revisión.
5
Publicar en SECOP II Gestor SECOP
Use el módulo "SECOP II" y seleccione el contrato. Haga clic en "Publicar en SECOP II". El sistema genera el número de proceso SC-SEN-XXXX.
6
Contratista acepta en SECOP II Contratista
El contratista ingresa a la plataforma Colombia Compra Eficiente (community.secop.gov.co), localiza el proceso por su número y acepta electrónicamente. El sistema registra la aceptación automáticamente.
7
Senado acepta y suscribe en SECOP II Funcionario autorizado
Tras la aceptación del contratista, el funcionario autorizado del Senado ingresa a SECOP II y firma el contrato. El contrato queda en estado "Suscrito" con plena validez jurídica (Art. 3 Decreto 1082/2015).
El contrato avanza automáticamente a estado "Vigente" tras la suscripción. El cierre formal lo realiza la Dirección Administrativa una vez cumplido el objeto contractual.
6

Validaciones automáticas — Por qué puede bloquearse un proceso

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ValidaciónReglaQué hacer si falla
Edad máximaMenor de 70 años al posesionarse (Ley 909/2004)El proceso no puede continuar por impedimento legal
Situación militarHombres 18–50 años deben tener Doc. 4 aprobadoCargar libreta militar o certificado equivalente
Coherencia de fechasAceptación no puede ser anterior a la notificaciónVerificar las fechas registradas con RRHH
Plazo 10 días hábilesDesde aceptación hasta posesiónProgramar posesión de inmediato o iniciar prórroga
Vigencia EPSExpedida máx. 5 días antes de la posesiónSolicitar nueva certificación al aspirante
Vigencia PensiónExpedida máx. 5 días antes de la posesiónSolicitar nueva certificación al aspirante
Vigencia bancariaExpedida máx. 5 días antes de la posesiónSolicitar nueva certificación bancaria
Completitud documental19 documentos aprobados antes de programar posesiónRevisar checklist y completar documentos faltantes
El Motor de Validaciones está disponible en el menú lateral y muestra el estado Cumple / No Cumple / Observación para cada regla en tiempo real.
7

Sistema de alertas — Cómo interpretar y actuar

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🔴
ALERTA CRÍTICA — Requiere acción inmediata
Ejemplos: plazo de posesión menor a 2 días · documento rechazado sin corrección hace más de 3 días · aspirante sin aceptación hace más de 5 días
🟡
ADVERTENCIA — Atención en los próximos días
Ejemplos: certificación próxima a vencer · contrato sin avance en etapa · plazo contractual en riesgo
🔵
INFORMATIVA — Para conocimiento
Ejemplos: documento cargado por el aspirante · post-posesión pendiente de completar

Acceda al Centro de Alertas desde el menú lateral para ver todas las alertas activas del sistema. Puede marcarlas como leídas una vez atendidas.

8

Preguntas frecuentes

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¿Qué pasa si se vencen los 10 días hábiles para posesionarse?
El sistema activa automáticamente el flujo de prórroga. Se debe solicitar prórroga por escrito, la cual puede otorgarse hasta por 90 días adicionales (Art. 40 Ley 909/2004). El Administrador RRHH gestiona este trámite.
¿Por qué el sistema no me deja subir un documento?
Verifique que el archivo sea PDF, JPG o PNG con un tamaño máximo de 10 MB. Si el estado del documento es "Aprobado", ya no puede modificarse. Si es un documento que no aplica para su caso (ej. libreta militar para mujer), aparecerá como "No aplica" automáticamente.
¿Por qué la certificación de EPS fue rechazada si es válida?
Las certificaciones de EPS, Fondo de Pensiones y cuenta bancaria deben haber sido expedidas como máximo 5 días antes de la fecha programada de posesión. Si la fecha de posesión cambia, es posible que deba solicitar nuevas certificaciones.
¿Qué documentos de identidad puede presentar el aspirante en el acto de posesión?
El aspirante debe exhibir su cédula de ciudadanía original, o alternativamente el certificado de estado de cédula con código QR expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿Cómo sé si mi proceso tiene alguna alerta activa?
El ícono ◬ en la barra superior muestra un punto rojo cuando hay alertas críticas. También puede consultar el Centro de Alertas desde el menú lateral, donde verá todas las notificaciones organizadas por nivel de urgencia.
¿Qué es el SECOP II y para qué sirve en el módulo de contratos?
SECOP II (Sistema Electrónico para la Contratación Pública) es la plataforma oficial de Colombia Compra Eficiente donde el Senado publica todos sus contratos. En QUANTA IA, el módulo SECOP II simula y guía el flujo de publicación, aceptación del contratista y firma del Senado, registrando cada acción en el expediente contractual.
¿Por qué no puedo ver el módulo de Acto de Posesión?
El módulo de Acto de Posesión está disponible únicamente para el rol Administrador RRHH, ya que es el único perfil autorizado para registrar el juramento y generar el acta. Si requiere acceso, contacte a la División de RRHH.
¿Cuándo se cierra formalmente el expediente de un funcionario posesionado?
El expediente se cierra en estado "Post-posesión cerrada" cuando los 7 ítems del checklist post-posesión están completados: correo institucional, carnetización, inducción general, evaluación de inducción, inducción específica, Curso MIPG e inclusión del grupo familiar en caja de compensación.
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Marco normativo aplicable

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NormaDescripciónAplica a
Ley 909/2004Régimen del empleo público — plazo de 10 días hábiles para posesión (Art. 40). Límite de edad 70 años.Posesión
Ley 48/1993Servicio militar obligatorio — acreditación de situación definida para hombres 18–50 años.Posesión
Ley 594/2000Ley General de Archivos — trazabilidad auditada del expediente.Expediente
Ley 1581/2012Protección de datos personales — autorización de tratamiento requerida (Doc. 19).Ambos
Ley 80/1993 + 1150/2007Estatuto General de Contratación Pública — régimen aplicable a contratos del Senado.Contratos
Decreto 1082/2015Decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación — SECOP II como plataforma obligatoria.Contratos
Art. 122 C.P.C.Constitución Política — ningún servidor público puede ejercer sin prestar juramento.Posesión
Reglamento UTLRequisitos académicos y de experiencia para Asesores I al VIII de Unidades de Trabajo Legislativo.UTL
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Manual de Contratación — PC-Ma01 · Versión 004

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📜 Base legal: Ley 80/1993 · Ley 1150/2007 · Ley 1474/2011 · Decreto 1082/2015 · Ley 1882/2018 · Ley 2069/2020. Aprobado por Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Acta 22.04 del 28 de noviembre de 2022. Código: PC-Ma01 · Versión 004.
⬢ 10.1 — Modalidades de selección del contratista
ModalidadCuándo aplicaCriterio de evaluaciónPlazo estimado
Licitación pública Cuando el valor supera la menor cuantía de la entidad y no aplica proceso especial Calidad y precio ~2 meses. Adendas hasta 3 días antes del cierre.
Selección abreviada — Menor cuantía Valor entre el 10% de la menor cuantía y la menor cuantía. Bien/servicio no uniforme. Calidad y precio ~1 mes. Traslado evaluación: 3 días hábiles.
Subasta inversa Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Precio (puja dinámica a la baja) ~1,5 meses. Se requieren mínimo 2 proponentes habilitados.
Concurso de méritos Contratos de consultoría, interventoría, asesoría, gerencia de proyectos, diseños. Solo calidad técnica (precio no puntúa) ~1,5 meses. Traslado evaluación: 3 días hábiles.
Contratación directa Urgencia manifiesta, interadministrativos, pluralidad inexistente, servicios profesionales/apoyo, arrendamiento, empréstitos. Según el caso Sin término mínimo. Requiere justificación escrita en estudios previos.
Mínima cuantía Cualquier objeto cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía del presupuesto del Senado. Menor precio Proceso simplificado. No requiere RUP ni garantías.
⬢ 10.2 — Documentos por proceso de selección
ProcesoDocumentos requeridosResponsable de elaboración
Mínima cuantía Solicitud · Estudio de mercado · Análisis del sector · Estudios previos · Invitación pública Dependencia solicitante / Dirección General Administrativa
Menor cuantía / Licitación / Concurso / Subasta Solicitud · Estudio de mercado · Análisis del sector · Anexo técnico · Estudios previos · Pliego de condiciones Dependencia solicitante / Dirección General Administrativa
Contratación directa Solicitud · Oferta · Análisis del sector · Estudios previos Dirección General Administrativa
⬢ 10.3 — Ciclo del contrato: etapas y requisitos
1
Planeación y estudios previos Dependencia solicitante
La dependencia elabora los estudios previos con: descripción de la necesidad, objeto, modalidad de selección y su justificación jurídica, valor estimado, criterios de selección, análisis de riesgos, garantías y si aplica acuerdo comercial. Se solicita el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) ante la División Financiera antes de abrir el proceso.
2
Comité de Adquisiciones — Aprobación PAA Comité Adquisiciones
El Comité (Director General + Jefe Suministros + Jefe Presupuesto) verifica que la necesidad esté incluida en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA). Si no está, se solicita modificación. Las decisiones las toma el Director General Administrativo.
3
Apertura del proceso y publicación en SECOP II DGA / Abogado
El ordenador del gasto expide el acto administrativo de apertura. Se publica en SECOP II: aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones (10 días hábiles en licitación, 5 días en demás), estudios previos y análisis del sector. Las adendas (modificaciones al pliego) se publican hasta el día hábil anterior al cierre (3 días antes en licitación).
4
Evaluación por Comité Asesor Evaluador Comité Evaluador
El ordenador del gasto designa un Comité Asesor Evaluador con: asesor jurídico, asesor financiero y asesor técnico. El comité evalúa jurídica, financiera y técnicamente las ofertas. Requisitos habilitantes pueden subsanarse hasta el traslado del informe de evaluación. No se puede subsanar: la falta de capacidad para contratar ni mejorar el contenido de la oferta.
5
Adjudicación o declaratoria de desierta Ordenador del gasto
Se adjudica al ofrecimiento más favorable mediante acto administrativo motivado. En licitación, la adjudicación se hace en audiencia pública. La declaratoria de desierta solo procede por causas que impidan la selección objetiva. El acto de adjudicación es irrevocable salvo inhabilidad sobreviniente o medios ilegales.
6
Perfeccionamiento y legalización DGA · Contratista
El contrato se perfecciona cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y se eleva a escrito. Para la ejecución se requieren: (i) aprobación de la garantía de cumplimiento, (ii) certificado de Registro Presupuestal (CRP) expedido por la División Financiera, y (iii) constancia de pago de aportes parafiscales del contratista. En SECOP II, el contratista acepta electrónicamente y el Senado suscribe.
7
Ejecución y supervisión / interventoría Supervisor / Interventor
El supervisor es designado por el Director General Administrativo. Controla administrativa, financiera, jurídica y técnicamente la ejecución. Para contratos superiores a la menor cuantía puede requerirse interventoría (persona externa especializada). Cualquier modificación al contrato (adición, prórroga) debe ser aprobada por el ordenador del gasto y no puede superar el 50% del valor inicial.
8
Liquidación del contrato DGA · Supervisor
Aplica para contratos de tracto sucesivo y cuando el contrato lo exija. La liquidación bilateral se acuerda entre las partes dentro de los 4 meses siguientes a la terminación. Si no hay acuerdo, la entidad puede liquidar unilateralmente dentro de los 2 meses siguientes. La publicación del acta de liquidación en SECOP II es obligatoria.
⬢ 10.4 — Órganos asesores de contratación
ÓrganoIntegrantesFunción principal
Comité de Adquisiciones Director General (decide) · Jefe Suministros (secretario) · Jefe Presupuesto Elaborar, aprobar y modificar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
Junta de Licitaciones Director General (preside) · Jefe Div. Bienes y Servicios · Jefe Div. Financiera y Presupuesto. Secretario: Jefe División Jurídica (voz, sin voto) Cuerpo asesor en contratación. Emite conceptos sobre procesos de selección. Vela por los principios de la contratación estatal. Se convoca cuando el ordenador del gasto lo requiera (quórum: mitad + 1).
Comité Asesor Evaluador Asesor jurídico (secretario) · Asesor financiero · Asesor técnico. Designados por el ordenador del gasto para cada proceso. Evaluar ofertas jurídica, financiera y técnicamente. Emitir informe de evaluación. Recomendar adjudicación o declaratoria de desierta. Responder observaciones al pliego y al informe.
⬢ 10.5 — Garantías contractuales
Las garantías no son obligatorias en contratación directa ni en mínima cuantía. En los demás procesos, el ordenador del gasto define si las exige y bajo qué condiciones, indicándolo en los estudios previos.
Clase de garantíaDescripción
Póliza de segurosContrato de seguro contenido en una póliza. La más común. Ampara cumplimiento, calidad, salarios, responsabilidad civil, entre otros.
Patrimonio autónomoFideicomiso irrevocable para contratos de obra, concesión o salud superiores a la menor cuantía y contratos licitados. Obligatorio para anticipos superiores a la menor cuantía.
Garantía bancariaCarta de crédito o aval bancario. Aplica cuando las partes así lo acuerdan o el pliego lo exige.
⬢ 10.6 — Promoción de MIPYMES (Ley 2069/2020)
El Senado debe identificar MIPYMES potenciales en el análisis de sector, promover su participación, analizar división en lotes y reportar resultados a Colombia Compra Eficiente en los dos primeros meses de cada año. La inobservancia puede constituir falta gravísima (Art. 48 Ley 734/2002).
Procesos con cuantía ≤ USD 125.000 pueden limitarse exclusivamente a MIPYMES en selección abreviada de menor cuantía, subasta inversa y concurso de méritos.
⬢ 10.7 — Normativa aplicable al proceso contractual
NormaDescripción
Ley 80/1993Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Ley 1150/2007Eficiencia y transparencia en la Ley 80. Regula modalidades de selección.
Ley 1474/2011Estatuto Anticorrupción. Regula interventoría, multas y sanciones contractuales.
Decreto 1082/2015Decreto Único Reglamentario del sector planeación. SECOP II como plataforma obligatoria.
Ley 1882/2018Modifica Ley 80. Fortalece principios de subsanabilidad y transparencia.
Ley 2069/2020Impulso al emprendimiento. Acceso de MIPYMES a compras públicas. Modifica mínima cuantía.
Decreto 392/2018Regula acceso de personas en condición de discapacidad a procesos de contratación.
Ley 5/1992 · Art. 370Ley Orgánica del Congreso. Facultad para crear grupos de trabajo de contratación y Junta de Licitaciones.
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Contacto y soporte institucional

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División de Recursos Humanos

Para consultas sobre el proceso de posesión, documentación requerida, plazos y expedientes. Contacto principal para aspirantes.

rrhh@senado.gov.co

Dirección Administrativa

Para aprobación de necesidades de contratación y gestión del proceso contractual institucional.

dadm@senado.gov.co

Oficina Jurídica

Para revisión de minutas contractuales, conceptos jurídicos y modalidades de selección en contratación pública.

juridica@senado.gov.co

División de Sistemas

Para soporte técnico del sistema QUANTA IA, acceso y credenciales, apertura de correo institucional.

sistemas@senado.gov.co

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